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SPOSIAMOVI FAQ – LE RISPOSTE ALLE VOSTRE DOMANDE

Evviva! Avete deciso di sposarvi e adesso la mente si affolla di domande: chi invitiamo? Come facciamo a scegliere la location e i fornitori? Come possiamo selezionare ottimi fornitori nel rispetto del nostro budget? Sarà meglio assumere una wedding planner?

Comprendiamo le vostre preoccupazioni e siamo qui per fornirvi aiuto. Abbiamo selezionato molteplici domande ricorrenti (FAQ), per sciogliere i primi dubbi e scoprire se SposiamoVi sono le wedding planners giuste per voi.

Non trovate risposte alle vostre domande nelle FAQ? Inviateci una mail e saremo liete di rispondervi.

Che tipo di esperienza avete nell’organizzazione di matrimoni?

Dal 2006 abbiamo organizzato più di 300 matrimoni in tutta Italia per coppie italiane e non; il nostro staff parla fluentemente italiano, inglese e tedesco.

Abbiamo rapporti consolidati con le autorità civili e religiose. Siamo specializzate in matrimoni civili, cattolici, ebraici, ma anche semplicemente simbolici. Abbiamo, inoltre, esperienza in matrimoni indù e protestanti.

Come si organizza lo staff SposiamoVi il giorno del nostro matrimonio?

Il giorno del Matrimonio un minimo di due coordinatori SposiamoVi saranno presenti, potendo il numero essere superiore se le caratteristiche e la complessità dell’evento lo richiedono.

Durante i preparativi:

Le nostre assistenti saranno presenti sin dall’inizio dei preparativi, ossia sin dal momento della preparazione degli sposi presso i propri alloggi, per garantire la soddisfazione di ogni loro esigenza, il coordinamento dei fornitori ed il rispetto dei tempi programmati.

Più in dettaglio le assistenti hanno il compito di coordinare il team di parrucchieri e truccatori, i fotografi e video-operatori, aiutare la sposa e le damigelle d’onore a vestirsi, consegnare i fiori e sistemare le bottonnieres, occuparsi di risolvere problemi e fornire assistenza per le necessità dell’ultimo minuto, coordinare il trasporto per la sposa, lo sposo e le famiglie e assicurare che tutti siano in orario.

I coordinatori SposiamoVi si assicurano che i fornitori consegnino quanto concordato in fase di planning, verificano che le locations per la cerimonia ed il ricevimento siano pulite e correttamente allestite, controllano che tutto funzioni a dovere (sistemi illuminazione, impianti audio/video..) e che i fornitori siano adeguatamente vestiti e lavorino nei tempi prestabiliti.

Durante il matrimonio:

Siamo le prime ad arrivare e le ultime ad andar viA. Almeno uno dei nostri coordinatori è sempre presente durante la cerimonia, mentre almeno un secondo è presso la location per seguire i preparativi del ricevimento. Coordiniamo trasporti per gli ospiti, i fornitori e la logistica, facciamo rispettare i tempi e risolviamo piccoli o grandi inconvenienti dell’ultimo minuto. Se necessario, coordiniamo navette per gli ospiti

quando la festa finisce e rimaniamo fino a che gli ultimi ospiti abbiano lasciato la location.

Dopo il matrimonio:

Raccogliamo gli effetti personali che sono stati eventualmente dimenticati e ci assicuriamo che i doni di nozze vengano recapitati agli sposi. Ci accertiamo con gli uffici locali che venga registrato il matrimonio e le

copie del certificato siano spedite con corriere presso il domicilio degli sposi.

Quanti matrimoni pianificate in un anno?

La nostra wedding planner sarà in grado di dedicarci il tempo necessario?

Una wedding planner SposiamoVi ha il potenziale di coordinare al massimo un matrimonio a settimanA.

In questo modo, ci assicuriamo che i nostri clienti abbiano tutta la nostra attenzione durante tutte le fasi dell’esperienzA. Durante la settimana del matrimonio, la vostra wedding planner sarà completamente

concentrata su di voi e sui vostri ospiti, fornendo assistenza a tempo pieno dove e quando ne avete bisogno.

In media ogni nostra wedding planner, tuttavia, segue e coordina circa dodici matrimoni l’anno. La nostra dedizione e il nostro impegno a fornirvi un servizio di qualità ci impongono di seguire un numero limitato di matrimoni all’anno.

Una wedding planner esegue più matrimoni nello stesso fine settimana?

La settimana prima di un matrimonio è di vitale importanza per il suo successo. Una wedding planner SposiamoVi gestirà, al massimo, un solo matrimonio la settimana e quindi solo un matrimonio durante il

La wedding planner sarà a vostra disposizione durante la settimana precedente il matrimonio per un meeting di riepilogo, la prova generale della cerimonia e di qualsiasi evento collaterale. Le vostre coordinatrici saranno totalmente concentrate su tutto ciò che concerne la celebrazione ed i festeggiamenti, adoperandosi per garantire ai vostri ospiti un piacevole soggiorno.

La vostra wedding planner sarà presente il giorno del matrimonio, a tutti i vostri incontri con SposiamoVi e personalmente risponderà alle vostre e-mail e telefonate. La vostra coordinatrice sarà con voi ad ogni passo del cammino; prima, durante e dopo il matrimonio.

In quali attività saremo direttamente coinvolti durante i preparativi?

Il nostro compito è di guidarvi nella progettazione del vostro matrimonio senza imporre nulla, ma facilitando le vostre decisioni e valorizzandole.

Ecco come:

• In primo luogo, ascoltiamo le vostre idee e comprendiamo il vostro stile.

• Successivamente, vi aiutiamo a fissare le priorità in modo da poter impostare un budget realistico. Questo vi aiuterà a scegliere i singoli fornitori di servizi più idonei tra coloro che condividono la vostra visione, stile e Budget.

• Infine, discutiamo come gestire tutte le comunicazioni con fornitori ed i pagamenti.

Abbiamo ottimi rapporti con moltissimi fornitori di servizi, tutti testati e garantiti. Per questo siamo in grado di suggerire di volta in volta quali tra i diversi catering, fioristi, musicisti, locations, fotografi/video-operatori, truccatori e altri possono rappresentare al meglio il vostro stile.

Fornite un piano di lavoro preliminare e di pianificazione per il nostro matrimonio?

Insieme, creiamo un file / calendario condiviso, in cui per ogni evento sono previsti partecipanti, luoghi e tempistiche e per ogni compito o azione è identificato uno specifico responsabile. In questo modo sarà

sempre molto semplice sapere chi farà cosa, dove e quando. Tale file includerà, inoltre, il bilancio ed il piano dei pagamenti costantemente aggiornati.

Avremo in tal modo sempre a disposizione e facilmente consultabile:

• la pianificazione generale con informazioni su appuntamenti, servizi e attività.

• il programma di nozze, con i dettagli delle attività dei fornitori ed i loro contatti (che vi saranno comunicate approssimativamente almeno un mese prima dell’evento).

• una scheda riassuntiva, specificatamente elaborata per voi, che vi guiderà agevolmente attraverso tutta la pianificazione e la realizzazione della vostra esperienza, con ogni dettaglio necessario. Il vostro diario di viaggio.

Vi guideremo fin dall’inizio e vi aggiorneremo tempestivamente e frequentemente. SposiamoVi ha seriamente a cuore l’eliminazione di ogni stress evitabile.

Quante volte ci incontreremo prima del matrimonio? Riuscirete a pianificare ugualmente il nostro matrimonio, se non avremo la possibilità di incontrarvi se non la settimana stessa?

Abbiamo studiato ipotesi sia per accogliere le coppie che possono fare pre-visite, sia per guidare quelle che non hanno la possibilità di visitare l’Italia prima della settimana del matrimonio.

Cominciamo con chi avrà la possibilità di fare diverse visite nel corso dei preparativi.

In occasione del nostro primo incontro avremo modo di conoscerci personalmente e di visitare insieme potenziali locations per il vostro evento. Vedere le strutture insieme alla vostra wedding planner vi darà modo di utillizarne l’esperienza maturata presso le stesse per iniziare a concretizzare le vostre idee.

Si ottengono così già una nitida immagine di come il flusso dell’evento potrà realizzarsi in ogni diversa location; una chiara evidenza dei pro e dei contro di ciascuna sede in rapporto alle vostre caratteristiche e la

possibilità di scegliere molto naturalmente il luogo perfetto per il vostro matrimonio.

Un secondo incontro è di norma previsto un paio di mesi prima del matrimonio, per sperimentare direttamente quanto discusso in precedenza via email, telefono o skype e vivere i dettagli: la prova menù, trucco e capelli, fiori; s’incontrano il fotografo, l’operatore video, i musicisti..

Ci vedremo, finalmente, al vostro arrivo per vivere quello che mese dopo mese avrete ideato.

Proveremo la celebrazione e ripercorreremo i vostri festeggiamenti ed il vostro giorno di nozze, per scoprire che tutto è pronto e potrete goderne serenamente con i vostri ospiti.

Se non avete possibilità di venire ad incontrarci sino ai giorni delle nozze? Abbiamo pianificato con successo matrimoni per le coppie che non hanno avuto la possibilità o il tempo di volare in Italia prima del matrimonio.

Sfrutteremo Skype per avere la possibilità di avere contatti il più possibile personali ed i nostri aggiornamenti saranno più frequenti, in modo da farvi entrare nei dettagli anche se distanti.

Di quanta parte della pianificazione saremo attori e quanto farà per noi la wedding planner?

Siamo convinte che la maggior parte delle potenziali incomprensioni tra gli sposi e le wedding planners possano avere origine in una mancanza di comunicazione ed in una non chiara e pienamente condivisa

ripartizione dei compiti e delle responsabilità; in questi casi si può perdere la reciproca fiducia ed ottenere un risultato al di sotto le aspettative.

Ci impegniamo, quindi, prima di formalizzare la collaborazione, affinché ogni compito e responsabilità siano chiaramente attribuite. Deciderete e saprete esattamente cosa farete direttamente, senza il supporto

della wedding planner o con quale modalità di supporto e cosa la wedding planner farà per voi e con quale tipologia di vostro eventuale contributo.

La wedding planner sarà con noi il giorno del matrimonio?

Saremo con voi per tutto il giorno! Saremo le prime ad arrivare e le ultime ad andare via, attendendo che anche l’ultimo ospita abbia lasciato la location. Consideriamo la nostra presenza essenziale, perché nessun eventuale contrattempo o nuova esigenza insoddisfatta possano creare disagio a voi o ai vostri ospiti e perché la nostra presenza sarà per voi motivo di serenità. Potrete concentrarvi esclusivamente su voi stessi, gli eventi programmati ed i vostri ospiti.

Quanto costano i vostri servizi?

La nostra fee è legata alla complessità dell’evento/i: il numero di eventi, le loro caratteristiche, il numero di persone coinvolte, la tipologia dei servizi richiesti, il luogo degli eventi ed i trasferimenti necessari sono tutti elementi che concorrono a determinarlA.

Per ogni evento garantiamo la presenza minima di due coordinatrici e, ove necessario, un referente esclusivamente dedicato alle esigenze dei vostri ospiti durante il loro intero soggiorno. Offriamo, inoltre, massima disponibilità ad incontrarvi, anche nei fine settimana ed a ascoltarvi e confrontarci con voi via email, telefono e Skype, se necessario in orari serali.

Il nostro servizio comprende, inoltre, le visite necessarie presso le locations e gli incontri con i fornitori funzionali a garantire la pianificazione ottimale degli eventi.

Formuleremo insieme un calendario di appuntamenti ed attività dettagliato che aggiorneremo periodicamente, così come un bilancio completo del programma dei pagamenti.

Il nostro servizio di coordinamento include la presenza nel giorno del matrimonio sino a che tutti gli ospiti avranno lasciato la location.

Siamo disponibili ad un contatto telefonico o via Skype per comprendere le vostre esigenze e poter formulare un’offerta per i nostri servizi di pianificazione e coordinamento del vostro matrimonio.

Come gestite gli imprevisti? Siete pronti ad affrontare ogni situazione?

Le nostre wedding planners hanno maturato un minimo di 3 anni di esperienza nella pianificazione e coordinamento di matrimoni.

Abbiamo gestito in passato e saremo pronte a gestire in futuro sia eventuali necessità improvvise dei nostri clienti e dei loro ospiti, sia dei fornitori.

Un esempio? Una nostra sposa aveva pianificato di giungere all’altare accompagnata dalla canzone preferita (“Con te Partirò” di Bocelli). Il giorno prima delle nozze abbiamo provato l’ingresso in Chiesa e

tutto era pronto, ma il giorno delle nozze un guasto all’impianto audio della Chiesa ha richiesto il nostro intervento. Nessun problema! Un’ora prima del matrimonio abbiamo procurato e stampato la partitura

richiesta ed organizzato un quartetto d’archi che ha eseguito splendidamente la partiturA.